برنامه ریزی و کنترل پروژه- سمیه حضرتی

فعالیت‌های مدیریتی در این گروه پس از بسته شدن پروژه به مدت 1 تا 5 سال اجرا می‌شود تا مزایای حاصل از پروژه بررسی شود و ایده‌هایی برای بهبود آنها ارائه شود. این چرخه هر 6 ماه یا با فرکانس متفاوتی که با محیط مطابقت دارد تکرار میشود.

فعالیت‌های مدیریتی در این گروه به شرح زیر است:

• G1- ارزیابی منابع
• G2- ایده‌پردازی
• G3- برقراری ارتباط متمرکز

فعالیت‌های مدیریتی در این گروه برای بستن پروژه در زمانی که کار انجام شد یا زمانی که تصمیم به لغو آن گرفتیم اجرا می‌شود.

فعالیت‌های مدیریتی در این گروه به شرح زیر است:

• F1- تحویل محصول
• F2- ارزیابی رضایت ذی‌نفعان
• F3- همتادآوری خاتمه پروژه
• F4- بایگانی اسناد پروژه
• F5- جشن پایان پروژه
• F6- برقراری ارتباط متمرکز

فعالیت‌های مدیریتی در این گروه در پایان هر ماه اجرا می شود تا بسته شود و برای چرخه ماهانه بعدی آماده شود.

فعالیت‌های مدیریتی در این گروه به شرح زیر است:

• E1- ارزیابی رضایت ذی‌نفعان
• E2- ثبت درس‌اموخته‌ها و برنامه‌ریزی برای بهبود
• E3- برقراری ارتباط متمرکز

فعالیت‌های مدیریتی در این گروه هر روز اجرا می‌شود.

فعالیت های مدیریتی در این گروه به شرح زیر است:

• D1- مدیریت ریسک‌ها، مسایل و درخواست‌های تغییر
• D2- تایید تحویل شدنی‌های تکمیل شده

فعالیت‌های مدیریتی در این گروه هفته‌ای یک‌بار برای اندازه‌گیری‌ها و کنترل‌های ساخت‌یافته اجرا می‌شود.

فعالیت‌های مدیریتی در این گروه به شرح زیر است:

• C1- ارزیابی و گزارش عملکرد
• C2- برنامه‌ریزی پاسخ به انحرافات
• C3- جلسه پایش هفتگی
• C4 – برقراری ارتباط متمرکز

فعالیت‌های مدیریتی در این گروه در ابتدای هر ماه اجرا می‌شود تا ما را برای یک چرخه ماهانه جدید، و بررسی اینکه آیا ادامه پروژه ایده خوبی است یا خیر؟

فعالیت‌های مدیریتی در این گروه به شرح زیر است:

• B1- بازنگری و اصلاح برنامه‌ها
• B2- همتاداوری ماهانه
• B3- تصمیم‌گیری ادامه یا خاتمه
• B4 – جلسه شروع چرخه ماهانه
• B5- برقراری ارتباط متمرکز

فعالیت‌های مدیریتی در این گروه در ابتدای پروژه برای آماده‌سازی محیط و تهیه برنامه کلان اجرا می‌شود. در پایان این گروه، تصمیم‌گیری خواهد شد آیا پروژه ادامه خواهد داشت یا خیر؟

فعالیت‌های مدیریتی در این گروه به شرح زیر است:

• A1- انتصاب حامی پروژه
• A2- انتصاب مدیر پروژه
• A3- انتصاب اعضای کلیدی تیم
• A4 - تعریف پروژه
• A5- شناسایی و برنامه‌ریزی تحویل‌شدنی‌ها
• A6- شناسایی و برنامه‌ریزی پاسخ به ریسک‌ها
• A7- همتادآوری آغازش پروژه
• A8- تصمیم‌گیری ادامه یا خاتمه
• A9- جلسه شروع رسمی پروژه
• A10- برقراری ارتباط متمرکز

P3.express از فرایندی ساده استفاده می‌کند، این فرایند شامل ۳۳ فعالیت مدیریتی در 7 گروه است. که مجموعه فعالیت‌هایی برای آغازش پروژه و خاتمه پروژه وجود دارد. در میان این دو، چرخه‌هایی ماهانه برای انجام کار پروژه وجود دارد، شامل گروه فعالیت‌هایی برای آغازش ماهانه و خاتمه ماهانه. درون چرخه‌های ماهانه نیز فعالیت‌هایی برای مدیریت هفتگی و مدیریت روزانه وجود دارد. پس از پایان پروژه شماری فعالیت مدیریت پساپروژه برای ارزیابی منافع پروژه و طراحی اقدام‌های تازه وجود دارد.

نقش‌های تعریف شده درP3.express از این قرارند:

• مدیر پروژه: این فرد مسئول مدیریت مسایل روزمره است.
• حامی پروژه: این فرد یکی از مدیران ارشد سازمان که تصمیم‌گیری‌های کلان و مسئولیت فراهم کردن منابع را بر دوش دارد.
• مدیران پروژه پیمانکار: فردی که در راس پیمانکارجز باشد مدیر پروژه پیمانکار نامیده می‌شود.
• رهبران تیم‌ها: چنانچه پروژه تیم‌هایی متشکل از افراد درونی سازمان داشته باشد، برای هر تیم رهبری انتخاب می‌شود.

موارد زیر اسنادی هستند که درP3.express تعریف شده‌اند:

• شرح پروژه
• نقشه اقلام قابل تحویل
• لیست پیگیری
• چک لیست سلامت پروژه

• علی رغم وجود استانداردها و متدولوژی‌هایی مانند PRINCE2® و PMBOK®، اکثر پروژه‌ها بصورت سنتی اجرا می‌شوند به این دلیل که استانداردهای فوق ذکر، اگرچه ارزشمند هستند، اما برای پروژ‌ های عادی بسیار پیچیده هستند.
• افرادی را که از نرم‌افزار اکسل استفاده می‌کنند تصور کنید. اگر اکسل را با یک زبان برنامه نویسی جایگزین کنید چه اتفاقی می‌افتد؟ اکثر افراد قادر به استفاده از آن نخواهند بود، حتی اگر یک زبان برنامه‌نویسی توانایی بیشتری نسبت به اکسل داشته باشد باز هم آن فرد بدون ابزار باقی خواهند ماند.
• سیستم‌های زیربنایی مدیریت پروژه اغلب مانند زبان‌های برنامه‌نویسی هستند و آنچه مردم در پروژه‌ها بیشتر به آن نیاز دارند چیزی مانند اکسل است. P3.express ابزاری ساده است که اکثر مردم می‌توانند از آن به این منظور استفاده کنند.

P3.express یک متدولوژی‌ای ساده، مینیمال و عملی است که یادگیری و کاربرد آن آسان است و برای پروژه‌های کوچک، متوسط، و بزرگ طراحی شده است.

P3.express با مجوز Creative Commons منبعی آزاد است و علاقه‌مندان می‌توانند بدون محدودیت کپی‌رایت از آن بهره‌مند شوند.

P3.express به گونه‌ای طراحی شده که با اصول NUPP همخوانی و سازگاری دارد.

• رویکرد تصميم‌گيری موردی در پروژه انرژی‌بر بوده و منابع زیادی برای آن صرف میشود وهميشه ریسک از قلم افتادن برخی از اجزا را به همراه دارد. بهترین راه برای ساده‌سازی آنچه قرار است انجام شود آن است که از اجزا تکرارپذیر استفاده گردد و ترجيحاً آن‌ها را در چرخه‌های قابل تکرار قرار داد.
• چک‌ليست یک نمونه ساده از اجزایی است که پتانسيل تکرارپذیری را دارد که خيلی ازافراد در زندگی شخصی و کاری خود از آن استفاده می‌کنند.
• برخی از اقلام تحویل‌شدنی یا هدف‌های مرتبط با آن به گام‌های مشخصی احتياج دارند که میتوان آن گام‌ها را استاندارد و تکرارپذیر کرد.
• داشتن اجزا تکرارپذیر در مدیریت پروژه مفيد است. با قرار دادن این اجزا در چرخه‌های تکرارپذیر میتوان باز هم آن‌‌ها را ساده‌تر کرد.
• استفاده از متدلوژی‌ها و چارچوب‌ها برای اجرای پروژه‌ها کاربرد دیگری از اجزا تکرارپذیر است.